Günümüzde en önemli konulardan birisi olan şahsi bilgilerinizin ve şirket içi önemli yazışmaların evraklarının istenmeyen kişilerin veya kurumlar tarafından ele geçirilmesidir. Hemen hemen her kurumsal firmalar müşterilerinden şahıs bilgilerini içeren evraklar temin etmektedir. Gerekli işlemleri yaparken müşterilerinin memnuniyetleri açısından bu işlemler gerekli evraklar alınıp yapılmaktadır. İşlemler bittikten ve bilgiler sisteme girildikten sonra evrakların gerekliliği kalmadığından firmalar evrakları yok ederler. Burada da devreye evrak imha makinesi girmektedir.
Evrak imha makinesinin olmayışının doğurabileceği etmenlere bir göz gezdirelim. Yalnız yaşayan birisisiniz ve ev adresimizin olduğu bir evrakımızı firmamıza verdikten sonra yok edilmeyen evraklar çöplere atılır. Ardından istenmeyen bilgilerimizle evraklarımız yabancı bir insanın eline geçirebilir ve istemediğimiz sonuçlar doğurabilir. Bunlar çok küçük ihtimal olmasına karşın yinede günümüzde olan olaylardır.
Yapılan ufak hatalar sonucu hayatımızı etkileyecek küçük veya büyük etmenlere yol açabilecek bu önemli etmeni durdurmak çok sabittir. Özellikle firmaların yazışmalarını şirket bünyesinde tutmak istemesinden, kamu ve devlet kuruluşlarının şahıs bilgilerinin yabancı kişiler tarafından kötü niyetle kullanılmayacağını sağlayan bir araç olarak evrak imha makinesinin kullanılma önemini belli etmektedir. Bu gibi olayların müşterilerinizin başına gelmesi halinde imha makinesi olmayan bir firma için müşterinin güveni kaybedip sizin titiz bir şekilde ulaştığınız misyonunuzu bir anda en alt seviyeye kurumsal olmayan bir firma olmanızı sağlayabilecek bir etmene ulaştırabilir.
